先说结论：好用的效率提示词，是把你零散的邮件、任务、笔记交给 AI，只跟它要一样东西：一个能检查、马上能动手的下一步。
做法很简单：
- 从手上的活儿出发，别从工具出发。
- 原样贴进去，包括别人给的截止时间，也包括你自己拿不准的地方。
- 立规矩：你写的时间一个字都别改；有冲突就标出来，别替你解决；不知道的就标“不确定”，别猜。
- 固定输出格式，让你一分钟就能核对完。
最后，由你挑出下一步。迪肯大学（Deakin University）的提示词资源，就把做计划、管时间、把目标拆成步骤，列为效率提示词的用途（Deakin University Library）。
本文从头到尾用同一组虚构的五项工作做例子。依次是：排计划的提示词、分两步的邮件提示词、把笔记变成下一步的提示词、复核清单，以及怎么把提示词和它适用的材料一起存起来。
从你要做完的事开始
很多提示词清单一上来就是“你是一位世界顶级效率教练……”。其实角色没那么要紧，要紧的是材料。你给它什么，它才能理什么。
公开的提示词指南，通常也是按具体的活儿来分：做计划、写邮件、开会（Gmelius）。这说明真正好用的起点，是你眼前这件事。一句笼统的“我想更高效”，工具帮不上什么忙。
下面是本文用的虚构材料，假设是上班族小陈某个周二的收件箱和便签。全是编的。
小陈的五项工作（虚构示例）
1. 领导邮件：“周四中午前把第三季度供应商汇总发我？”
2. 自己的笔记：“给团队培训订会议室——下周某天？问一下小王”
3. 日历：周四 11:00-12:30 看牙
4. 财务小李邮件：“出差开会的发票要交给我。截止好像是月底？”
5. 便利贴：“内网页面有个坏链接，修一下”看看里面有什么：
- 硬截止：周四中午（第 1 项）
- 固定安排：周四 11:00–12:30（第 3 项）
- 不确定的截止：“好像是月底？”（第 4 项）
- 没有截止：第 2、5 项
- 要等别人：第 2 项得问小王
好的提示词，会把这些都留在明面上。差的提示词，会悄悄把“好像是月底？”变成一个确定日期，或者为了腾时间，把看牙挪走。
排计划
第一步是分拣：哪些到期了、哪些撞车了、哪些没说清。工具负责标出问题，不负责靠改你的时间去“解决”问题。
提示词：分拣，并标出冲突
下面是我的工作事项，原样复制。
规则：
- 我写的每个日期和时间，一字不改。不要挪、不要缩短、
不要编任何时间。
- 两件事撞车，或者截止时间太紧，列在“冲突”里。不要替我解决。
- 截止时间不确定或没写，就写“不确定”或“没给”。不要猜。
- 要靠别人才能做的，写出是谁。
输出一张表，列：
事项 | 截止时间（原话） | 确定吗（确定/不确定/没给） |
要等谁 | 工作量（小/中/大，你的估计，标明是估计）
再列两个短清单：
冲突：
需要我回答的问题：
事项：
[粘贴]对小陈这几项，一个靠谱的结果大概是这样（本文写的示意，不是模型真实输出）：
- 第 1 项：截止“周四中午”，确定
- 第 3 项：周四 11:00–12:30，确定
- 冲突：看牙到 12:30，超过了中午的截止，所以汇总要在周四 11 点前做完，或者提前发
- 第 4 项：截止“好像是月底？”，不确定
- 问题：跟小李确认发票截止日期
检查点
- 每个日期、时间都跟原文一模一样
- 看牙还在，没被改动
- “好像是月底？”标成了不确定，没变成某个日期
- 冲突列出来了，但没有靠挪东西去“解决”
- 工作量标明了是估计
哪条不过关，别手动去改它的表。改提示词，再跑一次。这样你存下来的，才是真能用的那条。
邮件
邮件最容易让人想说一句“帮我处理一下”。把它拆成两步，主动权就在你手上：先看懂，再回复。
第一步：只做摘要
把下面这封邮件总结成最多 4 条：
- 要我做什么
- 截止时间（用发件人的原话）
- 哪里没说清、缺了什么
- 还涉及谁
先别写回复。邮件里没有的细节，一个都不要加。
邮件：
[粘贴]拿小陈的第 4 项来说，靠谱的摘要应该是：小李要出差开会的发票；截止“好像是月底？”；具体日期不清楚；不涉及别人。
第二步：按你的决定写回复
看完摘要、你自己想好怎么回之后，再用这一条：
根据下面的摘要，写一封简短回复（80 字以内）。
我的决定：[比如：周五前把发票发过去；请小李确认具体截止日期]。
语气亲切、直白。除了我的决定，不要多承诺。
我没给的日期，不要加。
摘要：
[贴第一步的结果]检查点
- 摘要里没有原邮件之外的细节
- 回复只承诺了你决定的事
- 回复里的日期，都是你自己给的
- 你读完后，自己发出去
这里工具不会替你发邮件，也不会改你的日历。这两步留给你。
把笔记变成下一步
下一步，就是这件事上你马上能做的、最具体的那个动作。比如“发消息问小王培训哪天合适”。“搞定培训”就太笼统了，没法马上动手。
把含糊的笔记变成下一步，往往是工具最能帮上忙的地方。前提是它别编细节。
提示词：每项一个下一步
下面每一项，写出一个下一步。
下一步要：
- 以动词开头
- 一次坐下来就能做完
- 要联系谁，写出名字
- 只用这一项里有的信息
如果某项太含糊、没法动手，就写“需要先弄清：”加上我该先回答的问题。
按事项编号输出。
事项：
[粘贴]小陈这几项的示意结果（本文写的，不是实测输出）：
- 写好第三季度供应商汇总，周四 11 点前发给领导。
- 发消息问小王，下周哪几天适合团队培训。
- （是一个安排，不用行动。）
- 发消息跟小李确认发票的具体截止日期。
- 需要先弄清：是哪个内网页面？哪个链接坏了？
检查点
- 每一步都以动词开头，小到现在就能开始
- 第 5 项标成了“需要先弄清”，没有被编成一个修法
- 没有哪一步带着原文里没有的日期或细节
只挑一个
五个下一步，还是一张清单。挑一个现在就开始。简单的挑法：截止最硬、最近、又不用等别人的那件。对小陈来说，就是供应商汇总。
复核
不管工具给了什么，动手之前花一分钟过一遍。最要紧的问题，基本都能拦下来。
| 查什么 | 看哪里 | 不过关怎么办 |
|---|---|---|
| 日期 | 每个日期、时间都跟你给的一样 | 加上“日期一字不改”，再跑一次 |
| 不确定项 | 拿不准的被标出来了，没被猜 | 提示词里加“不要猜” |
| 冲突 | 撞车的列出来了，什么都没被挪 | 加“只列冲突，别替我解决” |
| 编造 | 没有你没给的人名、数字、任务 | 删掉；把材料规则写得更严 |
| 能不能动手 | 下一步是一个具体动作 | 要求“每项一个动词开头的步骤” |
想把跟 AI 提要求这件事整体练好，可以看提示词会变，提问的方法值得留下。如果这些事属于一个有里程碑、有负责人的大项目，项目管理 AI 提示词：先给上下文的 12 个可复用模板讲得更深入。
把提示词和材料规则一起存
只存提示词、不存它该配什么材料，过不了多久就不好用了。下个月你贴进去的东西不一样，结果怪怪的，你也想不起为什么。
每条提示词存成一张小卡，分四块：
提示词存档卡
名称：分拣并标出冲突
用在：邮件、笔记、日历混在一起的一堆事项
材料规则：
- 事项原样粘贴，编好号
- 写上准确的截止时间和日程时间
- 自己拿不准的（“好像是？”）照原样留着
- 任务用不上的隐私信息先删掉
提示词：[全文]
输出格式：[表格的列 + 清单]
检查点：[这条提示词的检查清单]
上次用在：[上次配的是什么样的材料]这些卡放在同一个地方，一份笔记或一个文档都行。提示词不灵了，就更新这张卡，别只记在脑子里。
效率提示词检查卡
这张卡是本文设计的。第一次用上面任何一条提示词时，填一张。
效率提示词检查卡
今天的事项原样贴了吗？ 是 / 否
删了隐私信息吗？ 是 / 否
用的提示词：分拣 / 邮件第一步 / 邮件第二步 / 下一步
检查结果
所有日期、时间跟我给的一样吗？ 是 / 否
拿不准的标出来了，没被猜？ 是 / 否
冲突列出来了，什么都没挪？ 是 / 否
有编出来的东西吗？ 是 / 否 -> 有就删
我的决定
我现在要做的那一个下一步：____________
要问谁（如果有）： ____________
这条提示词连同材料规则存好了吗？ 是 / 否下一个低风险动作
从今天的工作里抄五件真事：两三封邮件、一条笔记、一个日程。删掉隐私信息，跑一遍分拣提示词，把每个日期跟原文对一遍。然后挑一个下一步，自己动手开始。